Laadittu 1.8.2022

1 Rekisterinpitäjä

OSAKO

Y-tunnus: 1977906-9

Osoite: Yliopistokatu 9

90570 Oulu

s-posti: osako@osakoweb.fi

2 Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tapio Korhonen

Nimi, asema yrityksessä

s-posti: tapio.korhonen@osakoweb.fi

puh: 0503174933

3 Rekisterien nimet

• Väliaikaiset tapahtumarekisterit
• Uutiskirjerekisteri (postituslista)
• Jäsenrekisteri
• Sähköpostiarkistot

4 Oikeusperuste, henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja niiden säilytys

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on asiakassuhteen tai palvelun toiminnan kannalta välttämättömät perusteet sekä rekisterin tarve sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on

Asiakassuhteiden ylläpito, laskutus, sivuston ja palvelun toiminnan kannalta välttämättömät tiedot tai esimerkiksi markkinointi. Kerättyjä tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat esimerkiksi.

Aina vain sinun itsesi meille toimittamat tiedot, joita tarvitaan palvelumme toteuttamiseen ja laskuttamiseen. Joitain julkisia tietoja, kuten y-tunnus, voidaan hakea rekisteriin internetistä profiilin täydentämiseksi laskutusta varten.

Nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit eri palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot sekä kaikki muut sivuston tai palvelumme kannalta tarpeelliset tiedot.

Poistamme rekisteristä tarpeettomat tiedot, kun niiden säilytykselle ei ole enää tarkoituksenmukaista syytä ja viimeistään neljän (4) vuoden sisällä.

Esimerkiksi asiakasrekisteristä poistetaan tiedot, kun asiakassuhde ei ole ollut aktiivinen neljän (4) vuoden aikana. Sähköpostiarkistosta poistetaan viestit samaan aikaan.

Voit myös koska tahansa pyytää meitä poistamaan osan tai kaikki tietosi joko jostain tai kaikista rekistereistämme.

Oulun ammattikorkeakoulun opiskelijakunnassa ei ole pysyvää asiakasrekisteriä. Väliaikaisia rekistereitä pidetään, jos tapahtumiin tai esimerkiksi koulutuksiin ilmoittaudutaan. Ilmoittautuminen tapahtuu Kide.Appin ja Webropolin kautta. Käytössä on myös MailChimp-uutiskirje, jossa kerätään sen tilaajien sähköpostit ja kirjeet lähetetään kirjeen tilanneille ja sen ehdot hyväksyneille.

Käytössä on myös MailChimp-uutiskirje, jossa kerätään sen tilaajien sähköpostit ja kirjeet lähetetään kirjeen tilanneille ja sen ehdot hyväksyneille.

OSAKOn verkkosivuilla ei ole verkkokauppaa, mutta jäsenyydet myydään Kide.App -sivustolla ja tähän sovelletaan Kide.Appin GRPD:a.

Jäsenrekisteri on LIME CRM.

Sähköpostiarkistona käytössä on Online Solutions/osakoweb, jossa tunnus on osako@osakoweb.fi. Lisäksi sähköposteja on muitakin: osako310@gmail.com ja muut sähköpostiarkistot eli yksityishenkilöiden sähköpostit toimivat joko osakoweb.fi-, oamk.fi- tai gmail.com -loppuisina.

Rekistereihin on tarpeen mukaan pääsy sivujen omistajaorganisaatiolla OSAKO:lla, Oulun Ammattikorkeakoululla, Online Solutionsilla, Seravolla ja Ratas Design Works Oy:lla.

Huomioi, että voimme poistaa tietosi rekisteristä vain, jos meillä ei ole laillista pakollista syytä säilyttää niitä (kuten esimerkiksi voimassa olevaa sopimusta tai muuta tarkoitusta, jota varten tietojasi tarvitaan toistaiseksi).

6 Säännönmukaiset tietolähteet & rekisterien yhdistäminen

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. kotisivuilla oleville lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa meille tietojaan.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

MailChimp – Rocket Science Group saattaa välittää tietoja omien ehtojensa mukaisesti uutiskirjerekisteristä (postituslistalta).

Henkilötietoja säilytetään ensisijaisesti Suomessa tai muualla EU – ETA alueella.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti sekä omissa että ulkoistamissamme palveluissa. Kaikki tiedot on suojattu vähintään salasanan taakse SSL-suojatuille palvelimille. Kotisivumme ovat kokonaan SSL-suojattuja.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9 Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Halutessasi rekisteriotteen tiedoistasi, niin mainitsethan minkä rekisterin tiedot haluat tarkasteluun. Rekisterien nimet löytyvät dokumentin kohdasta 3.

10 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää rekisterinpitäjälle.

Oikeuksiasi ovat esimerkiksi:

• oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilötiedot
• oikeus tietojen oikaisemiseen
• oikeus käsittelyn oikeus vastustaa käsittelyä
• oikeus peruuttaa suostumus
• oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle